MANAJEMEN QUERY

MANAJEMEN QUERY

Query digunakan untuk membuat suatu relasi table sehingga menghasilkan suatu infomasi yangmerupakan gabungan dari beberapa buah table. Selain untuk melakukan relasi query juga digunakan untuk menampilkan suaru informasi data tertentu.

Jenis Query
1. Select Query
2. Crosstab Query
3. Make Table Query
4. Update Query
5. Append Query
6. Delete Query

Buat Query
Untuk membuat query Ms.Access menyediakan beberapa cara untuk membuat query dengan fasilitas wizard, Design View.
Buat Query dengan Design View (tanpa wizard):
1. Klik menu tab Create
2. Klik Query Design dari mnu Other
3. Akan muncul menu dialog show Table
4. Pilih table yang akan diunakan misalkan table Barang, kemudian kllik tombol Add.
5. Kemudian kembali table-tabel yang akan dibutuhkan misalnya Pembayaran klik tombol Add.
6. Lakukan hal yang sama setelah table yang dibutuhkan terpilih , selanjutunya klik tombol Close.

Seleksi Field
Setelah menambah table pada query selanjutnya memilih atau seleksi field apa saja yang disertakan pada query. Untuk melanjutkan seleksi field dapat dilakukan dengan melakukan menggeser field field (drag and drop field) atau menggunakan tombol combo box.
Memilih Field dengan Menggeser (Drug and Drop)
1. Pilih salah satu field dari table.
2. Klik dan geser tersebut pada kolom dari baris field
3. Field dapat digeser lebih dari satu field sekaligus yaitu dengan cara pada waktu memilih field dapat dipandukan dengan menekan tombol Shft.

Memilih Field lewat Combo Box
1. Klik pada salah satu kolom pada baris Field
2. Maka akan terlihat tombo Combo Box, klik tombol tersebut
3. Pilihnama field yang akan diseleksi



Menghapus Field dari Query
1. Letakkan kursur pada kolom yang akan dihapus
2. Klik Delete Columns dari menu Query Setup
3.
Memindahkan Field
1. Klik kolom seleksi dari field yang akan dipindahkan
2. Kemudian deser mouse pada kolom tujuan.

Menyisipkan kolom kosong
Untuk menyisipkan kolom kosong diantara kolom yang sudah ada pilihan field cukup meletakkan kursor pada kolom yang akan digeser kemudian klik Insert Columns pada menu Query Setup.

Menampilkan Hasil Query
Untuk menampilkan hasil Query yang telah dirancangdari menu design klik View atau Run,maka hasil akan ditmpilkan dalam bentuk datasheet. Untuk kembali ke design view, klik tmbol View.

Menyimpan Query
1. Klik Ikom Save
2. Akan muncul dialog untuk mengetikan nama query, ketik nama querynya misalnya Query Pembelian,

Mengurutkan Data
Ketika menampilkan hasil dari query data ditampikan tidak berurut, dapat mengurutkan data berdasarkan suatu field yang diinginkan. Data dapat diurutkan baik secara menurun atau menarik.

Kriteria pada Query
Menampilkan data berdasarkan suatu criteria tertentu, dimana haanya data-data yang memenuhi criteria apa saja yang akan ditampilkan pada data sheet. Untuk membuat criteria menggunakan symbol penbanding seperti =,>,<,>=,<=,<>.

Operator Logika
Operator Logika adalah suatu operator yang digunakan untuk membuat Kriteria dengan beberapa persyaratan, criteria tersebut harus semuanya terpenuhi atau hanya salah satu saja yangharus terpenuhi. Operator yang digunakan adalah AND dan OR.
AND digunakan apabila memiliki persyaratan yang ada lebih dari 2 persyaratan dan kedua syarat tersebut harus terpenuhi maka akan ditampilkan, OR digunakan apabila kita memiliki dua persyaratan ssalah satu harus terpenuhi, ilustrasi pemakaian AND dan OR seperti di bawah ini :

Pemakaian AND
Syarat 1 Syarat 2 Syarat 3
Benar Benar Benar
Benar Salah Salah
Salah Benar Salah
Salah Salah Salah
Pememakaian OR
Syarat 1 Syarat 2 Syarat 3
Benar Benar Benar
Benar Salah Benar
Salah Benar Benar
Salah Salah Salah

Menulis Rumus (Formula)
Query menyediakan fasilitas untuk menulis suatu rumus dengan menggunkan operator matmatika yang akan membentuk sebuah kolom baru yang tercipta pada query , jadi rumus tersebut akan diimplementasikan sebagai kolom yang ada pada query dengan format penulisan adalah :
• Nama_kolom_baru merupakan nama field yang kita pesan untuk menampung hasil dari perhitungan dan bukan merupakan nama field dari table. Apaabila kita tidak menuliskan nama field baru, maka MS Access akan memberikaan nama secara otomatis dengan menggunakan nama Expr1:
• Titik dua merupakajn pemisah antara nmama field dengan prooses perhitugan.
• Ekspresi, berupa rumus (formula) metematika atau fungsi apabila ekspresi berupa field, maka field tersebut harus ditulis di dalam tanda [], sedangkan angka ditulis biasa.
Operator yang Digunakan :
+ Penjumlahan [Gapok]+[tunjangan]
- Pengurangan [Gaji Kotor]+[Pajak]
/ Pembagian [Jumlah Nilai]/5
* Perkalian [Pajak]*0.1
^ Pangkat 5^2

IIF
Perintah IF digunakan untuk melakukan suatu perbandingan atau melakukan pemeriksaan terhadap data untuk suatu syarat tertentu dengan bentuk perintah :
IIF (Syarat, Pernyataan_Benar, Pernyataan Salah)

Contoh akan di hitung suatu potongan dengan ketentuan, P0t0ngan diberikan 10% dari Jumlah uang dengan syarat apabila banyanya barang yang dibeli di atas atau sama dengan 10, bila tidak potongan 0%, rumusnya :
Potongan : IF [Penjualan]![Banyaknya]>20,02*[Jumlah uang],0)

Fungsi String
Fungsi String digunakan untuk mengelola data berbentuk Tek, untuk mengambil data srbagian dari sebelah kiri, sebelah kanan atau di bagian tengah.
Left (sring,n)
String dapat berupa suatu field dengan jenis field dengan jenis Text, sedangkan n merupakan banyaknya karakter/huruf yang akan diambil, sedangkan awal merupakan posisi awal pengambilan.
Contoh penggunaan fungsi pengambilan sebagian data Tekt.
Faktur Penggunaan Fungsi Hasil
BA-1234-R07 Left([Faktur],2) BA
BA-1234-R07 Right([Fkatur],3) R07
BA-1234-R07 Mid ([Faktur],4,4) 1234



Fungsi Tanggal
Fungsi tanggal akan berfunsi untuk mendapatkan informasi tentang tanggal, bulan atau tahun dari suatu data yang berbentuk Date/ Time.
Day : Mengetahui urutan tanggal dari Date/ Time
Month : Mengetahui urutan bulan dari Date/ Time
Year : Mengetaui urutan tahun dari Date/ Time
Tanggal Pengggunaan Fungsi Hasil
1-Maret-2010 Day([Tanggal]) 1
1-Juli-2010 Month([Tanggal]) 7
1 –April-2010 Year([Tanggal]) 2010

Relasi Data 3 Tabel
Relasi yang dicontohkan diu atas menggunakan relasi dua table, jumlah table yang direlasikan bisa lebih dari 2 tabel, missal 3 atau 10 tabel.
Pada contoh di bawah ini menggabungkan tiga buah table,yaitu Tabel Penjualan, Tabel Pembeli dan Tabel Barang, dengan Field yang digabungkan terdiri dari: Faktur, Nama Pembeli, Nama Barang, harga satuan dan Banyaknya.

Query Update
Merupakan suatu bentuk query yang dapat digunakan untuk merubah nilai suatu field dari suatu table yang diubah secara otomatis terhadap nilai field secara tepat.
Contoh, akan merubah nilai dari field Harga Satuan berasal dari Tabel Barang.

Cara membuat Query Update
1. Klik Menu Create
2. Klik Query Design
3. Pilih table Barang, klik Add
4. Klik Update dari menu Query Type
5. Selanjutnya pilih Harga Barang ada baris Field, ketik rumusnya yaitu harga barang akan dinaikkan 10%, maka rumus dapat ditulis dengan [Harga Barang]*1.1
6. Selanjutnya klik Run, bila muncul pesan :
7. Jawab Yes, bila data akan di update dan pilih No untuk tidak melakukan proses update.

Make Table Query
Query bertujuan untuk menampung hasil dari suatu proses query menjadi sebuah table permanen. Buat terlebih dulu Quer Select seperti biasa. Selanjutnya klik menu dari table dari menu Query, ketik nama table baru yang berfungsi sebagai table hasil. Ketik anam abel barunya, misalnya Contoh, kemudian Klik OK, klik Run untuk menjalanjan query. Maka akan tercipta table Contoh, double click pada contoh untuk menampilkan data dalam bentuk data sheet.

Delete Query
Untuk menghapus record data melalui query dengan menggunakan suatu criteria tertentu atau menghapus seluruh record pada table yang sedang aktif pada query.

Contoh akan menghapus data pada Tabel Pembelian dengan criteria data yang dihapus untuk nomor faktur “F3393-0033”
1. Klik Menu Create klik Query Design
2. Pilih nama table yang akan digunakan, misalnya Pembeli, kemudian Add dan Klik Close.
3. Klik Delete dari sub menu Query Type.

Langkah-langkah pembuatan query :
1. Dari menu Create, pilih Query Design
2. Tentukan table yang digunakan adalah nama Barang dan Penjualan
3. Klik Ikon Total dari Show/ Hide
4. Tentukan kolom pertama diisi Nama Barang, dengan jenis Total Group By
5. Tentukan kolom kedua diisi dengan banyaknya gunakan Sum sebagai Total
6. Untuk mengganti judul pada kolom Banyaknya, klik Property Sheet dari menu Show/ Hide. Tulis Total pada baris Caption.